Je fais un Procès-Verbal

C’est quoi un procès-verbal ?

Un procès-verbal (ou PV) est un document qui est un compte-rendu par écrit d’une séance. Une personne est souvent chargée de prendre le PV en début de réunion.

Il sert à :

• Suivre les décisions et les actions d’une association dans le temps et les archiver
• Communiquer les informations et décisions aux personnes absentes
• C’est parfois un document officiel demandé à l’association (dans ses recherches de fonds par exemple, on demande parfois le PV de la dernière assemblée générale approuvant les comptes, ou alors le PV de l’assemblée générale constitutive de l’association)

Les procès-verbaux doivent comporter un ordre du jour, une liste des présences et la date, le lieu et l’heure de la réunion. Ils sont ensuite archivés par l’association sous forme physique ou numérique.

Les éléments d’un PV :

• Les informations : Date, lieu, heure, liste des présences et absences
• L’ordre du jour doit être adopté en début de séance. On profite aussi de ce début de séance pour annoncer les divers, c’est-à-dire les points à discuter qui n’ont pas été inscrits à l’ordre du jour.
• Adoption du dernier PV : On poursuit souvent par une adoption du PV de la séance précédente, qui est envoyé avec l’ordre du jour. Cela permet de s’assurer que tout le monde a pris connaissance des décisions et des débats de la dernière fois, et de s’assurer que le discours de personne n’a été modifié ou mal compris dans le dernier PV.
• Les décisions doivent être inscrites au PV, accompagnée de leur modalités (décision par consensus ou votes avec le nombre de voix).
• Habituellement, le PV rend également compte des débats et des interventions des personnes présentes (sous forme de résumé des débats ou sous une forme plus détaillée avec les interventions de chacun·e).

Pour le PV d’une Assemblée générale constitutive (le premier PV de l’assemblée de création de votre association), des points doivent figurer à l’ordre du jour tels que : adoption de l’ordre du jour, adoption des statuts, élection du comité, élection de l’organe de vérification des comptes.

Modèle de Procès-Verbal pour une Assemblée générale constitutive ici.

En pratique